Cuando un contrato ya firmado necesita un cambio de salario, una prórroga o un ajuste de condiciones, no hace falta rehacerlo desde cero: se usa un otrosí. En esta guía verás qué es, cuándo aplicarlo y cómo firmarlo electrónicamente con plena validez legal en Colombia.
¿Qué es un otrosí?
Un otrosí es un documento que modifica o adiciona un contrato que ya existe y está vigente. En lugar de redactar un contrato nuevo, las partes acuerdan por escrito un cambio puntual (o varios) y lo dejan formalizado en un anexo que se une al contrato original.
El otrosí no reemplaza el contrato: lo complementa. Por eso siempre hace referencia al contrato principal (número, fecha y partes) y describe con claridad qué se modifica o qué se agrega. Como regla general, el otrosí sigue la misma forma del contrato principal: si el contrato original fue escrito y firmado por las partes, el otrosí también debe serlo.
¿Cuándo se usa un otrosí?
El otrosí aparece en prácticamente cualquier relación contractual. Estos son los usos más comunes:
En materia laboral es la herramienta habitual del área de Recursos Humanos para documentar cambios sobre un contrato de trabajo vigente, como:
- Aumento o ajuste de salario.
- Cambio de cargo, funciones o categoría.
- Traslado de sede o ciudad de trabajo.
- Prórroga de un contrato a término fijo.
- Cambio de jornada o de modalidad (por ejemplo, pasar a trabajo remoto).
En contratos comerciales se usa para ampliar el alcance de un servicio, prorrogar la vigencia, ajustar precios o tarifas, o incorporar nuevas obligaciones entre las empresas.
En contratos de arriendo permite formalizar una prórroga del término, un reajuste del canon, la inclusión de un codeudor o cambios en las condiciones de uso del inmueble.
En todos estos casos, el otrosí evita reescribir el acuerdo completo y deja constancia ordenada de cada cambio.
¿Es válido firmar un otrosí electrónicamente?
Sí. En Colombia, la Ley 527 de 1999 estableció que los mensajes de datos y las firmas electrónicas tienen la misma validez y fuerza probatoria que los documentos y firmas en papel. El Decreto 2364 de 2012 reglamentó la firma electrónica y confirmó que, cuando es confiable y apropiada para el propósito del documento, produce los mismos efectos jurídicos que una firma manuscrita.
Para que un otrosí firmado electrónicamente sea sólido como prueba, la firma debe garantizar tres condiciones:
- Autenticidad: que se pueda identificar de forma confiable a quién firmó.
- Integridad: que el documento no haya sido alterado después de firmarse.
- No repudio: que el firmante no pueda negar después que fue él quien firmó.
Una plataforma de firma electrónica cumple estas condiciones al registrar la identidad de cada firmante, sellar el documento y generar un rastro de auditoría con fecha, hora y datos de la firma. Además, cuando el otrosí incluye datos personales de trabajadores, la empresa debe tratarlos conforme a la Ley 1581 de 2012 de protección de datos.
Paso a paso para firmar un otrosí electrónicamente
Firmar un otrosí de forma digital es rápido y no requiere impresiones ni desplazamientos. El flujo típico es:
- Redacta el otrosí identificando el contrato original (número, fecha y partes) y describiendo con precisión el cambio acordado.
- Convierte el documento a PDF y súbelo a la plataforma de firma electrónica.
- Agrega a los firmantes: el representante de la empresa y la otra parte (trabajador, arrendatario o contraparte comercial).
- Ubica los campos de firma y envía la solicitud por correo electrónico.
- Cada firmante verifica su identidad y firma desde su computador o celular.
- La plataforma sella el otrosí firmado y genera el certificado de auditoría con la evidencia de cada firma.
- Archiva el otrosí junto al contrato original para conservar el historial completo del acuerdo.
El resultado es un documento firmado, con validez legal y respaldado por evidencia técnica, disponible en minutos.
Integridad: no modifiques el original, usa un otrosí
Un error frecuente es querer "corregir" el contrato original: tachar una cláusula, reimprimir una página o editar el archivo ya firmado. Hacerlo rompe la integridad del documento y debilita su valor probatorio, porque genera dudas sobre qué se pactó realmente y cuándo.
La práctica correcta es dejar el contrato original intacto y suscribir un otrosí que lo referencie y describa el cambio. Así se conserva la cadena documental completa: el acuerdo inicial más cada modificación posterior, cada uno con su propia firma y fecha. Este orden es especialmente valioso cuando un contrato tiene varios cambios a lo largo del tiempo, ya que permite reconstruir con claridad la evolución del acuerdo.
Errores comunes al hacer un otrosí
Evita estos tropiezos que suelen quitarle fuerza al documento:
- No referenciar el contrato original, lo que deja el otrosí "suelto" y sin conexión clara con lo pactado.
- Redactar el cambio de forma ambigua, sin decir qué cláusula se modifica ni cómo queda.
- Que firme solo una de las partes: sin la firma de todas, el cambio no es vinculante.
- Editar el archivo original en lugar de crear un documento independiente.
- No fechar ni numerar los otrosí cuando hay varios, lo que confunde el historial.
- No conservar la evidencia de firma o el certificado de auditoría junto al documento.
Firma tus otrosí en minutos con FirmaRaíz
Si tu área de Recursos Humanos gestiona aumentos, prórrogas o traslados con frecuencia, la firma electrónica te ahorra tiempo y papel sin sacrificar validez legal. Descubre nuestra firma electrónica para RRHH y empieza hoy: puedes crear tu cuenta gratis (2 meses gratis) y firmar tu primer otrosí sin costo.
Preguntas frecuentes
¿El otrosí necesita firma de las dos partes?
Sí. Como todo acuerdo que modifica un contrato, el otrosí debe ser firmado por las mismas partes que suscribieron el contrato original (empleador y trabajador, arrendador y arrendatario, o las empresas involucradas). Una modificación aceptada solo por una parte no tiene efecto vinculante sobre la otra.
¿Un otrosí firmado electrónicamente tiene la misma validez que uno en papel?
Sí. La Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012 reconocen a la firma electrónica los mismos efectos jurídicos que a la firma manuscrita, siempre que sea confiable y permita identificar al firmante. Un otrosí firmado electrónicamente con garantías de autenticidad e integridad es plenamente válido y exigible.
¿Puedo modificar el contrato original en lugar de hacer un otrosí?
No es recomendable. Alterar el documento original ya firmado rompe su integridad y puede invalidar la prueba. La práctica correcta es dejar intacto el contrato original y suscribir un otrosí independiente que referencie el contrato y describa el cambio acordado.
¿Cuántos otrosí puede tener un contrato?
No hay un límite legal. Un contrato puede tener tantos otrosí como modificaciones acuerden las partes a lo largo de su vigencia. Se recomienda numerarlos y fecharlos para mantener un historial claro de cada cambio.
